טיפול במוזמנים באירוע שיווקי
מאת: אסנת אלדר, בעלת חברת ארגונים - אסטרטגיה שיווקית באירועים
המוצר כבר ביד, גייסתם את כל ההון שבעולם, התמקמתם סופית במעונכם החדש והחלטתם לשתף משקיעים, לקוחות, עמיתים וקובעי מדיניות בשמחתכם? ובקיצור: החלטתם להפיק אירוע.
טיפ 1 – רשימת האורחים
בטרם תפנו לבחירת התכנים, המיקום, הקייטרינג ושאר המרכיבים החיוניים, ובשלב המקביל לקביעת תאריך האירוע ותכנון ההזמנה, גשו להכין היטב וביסודיות את רשימת המוזמנים. מדוע בשלב הראשון? לרשימת המוזמנים חשיבות בקביעת נגזרות אחרות של האירוע:
קביעת התאריך – דרוש תיאום מועדים עם אירועים אחרים (תערוכות בין-לאומיות מובילות, אירועי חברות מתחרות, מועדי חגים וחופשות בין-לאומיות).
קביעת המיקום – במרבית המקומות לאירועים קיימת קיבולת אופטימלית (משמעות הדבר היא שלא ניתן להזיז את הקירות בעבור מוזמנים נוספים...).
התקציב – מרבית משתני האירוע הם קבועים, אולם סעיף הקייטרינג ולעתים שכירת המקום משתנים על-פי כמות הקהל המוזמן.
טיפ 2 – מהי רשימת המוזמנים?
רשימת מוזמנים לאירוע נקבעת על פי קהל היעד של האירוע והרחבות הכרחיות נוספות. אם מדובר ברשימה פנים ארגונית (רשימת משקיעים, לקוחות ומשווקים) - אירוע מהווה תזמון מושלם לארגון ועדכון הרשימות הקיימות:
שמות אנשי קשר – בשוק עבודה מובילי קיימת תחלופה רבה בדרגי הנהלת הביניים וההנהלה הבכירה מתוך בחירה, ולא עלינו גם שלא מתוך בחירה (תחסכו לעצמכם את המבוכה של שיחה עם קרובי נמען שנמצא בעולם שכולו טוב).
מספרי טלפון וכתובות – לא בכדי נבנים בארץ אזורי תעשייה ובנייני משרדים - כמה פירמות לא מבוטלות מחליפות בימים אלו את כתובתן.
כתובות דואר אלקטרוני – הזדמנות מצוינת לבקש ולקבל את הכתובות של אנשי הקשר במייל ולעשות בהם שימוש במהלך ההכנות לאירוע ולאחריו…
אם מדובר ברשימות חוץ ארגוניות, ושוב חשוב להזכיר על פי קהל היעד לאירוע, יש להיעזר באנשי מקצוע - בעיקר בנציג יחסי הציבור של החברה וביועצים רשמיים אחרים (בכל הקשור להליכי רישוי ותקינה).
לאירועים פחות רשמיים (מסיבת מכירת החברה לענק בין-לאומי, הכרזות על פתיחת עונות שידור) – כדאי להרחיב את היריעה ולשתף בחגיגה גם ספקים, יועצים חיצוניים ונציגי חברות אחרות בתחום.
טיפ 3 – מתי נסגרת הרשימה?
היא אף פעם לא נסגרת. גם במהלך ימים ספורים לפני האירוע, תמצאו את עצמכם מול גל פניות של אנשים המעוניינים לקחת חלק באירוע (כי המוצר מעניין אותם, כי אתם וקהל היעד שלכם מעניינים אותם וכו'). בכל מקרה קחו את פרטיהם, אחר כך החליטו אם כדאי או נכון להזמינם או לא. אבל זכרו: חברות אינטרנט רבות נמכרו בסכומי עתק רק בשל רשימות המשתתפים שלהם.
טיפ 4 – מה עושים עם הרשימה?
בשלב הראשון, על בסיס רשימת המוזמנים המעובדת, נשלחות ההזמנות לאירוע. בשלב השני מתקיים הטלמרקטינג לווידוא ההגעה. בשלב השלישי משמשת הרשימה לבדיקה ולזיהוי האורחים באירוע (ולא התאמצתם עד הלום כדי לארח כל דכפין), ובשלב הסופי היא משמשת בסיס לשמירת קשר (חגים, פרסום שיווקי ועוד).
טיפ 5 – טלמרקטינג לווידוא הגעה
שלחתם את ההזמנות לאירוע (ובהן ציינתם שיש לוודא הגעה בטלפון או בפקס או במייל) וחיכיתם... וחיכיתם... וחיכיתם (הרי צריך להתחייב למספר מינימלי של אורחים ולדעת כמה מתנות להזמין)... ברוכים הבאים למדינת ישראל! כאן רק אחוזים בודדים מן האורחים מאשרים את הגעתם או מודיעים על היעדרם מן האירוע. לצורך כך עדכנתם בשלב ההכנות את רשימות המוזמנים והיא עמוסה עתה במספרי טלפון ומחכה שתעשו בה שימוש.
טלמרקטינג לווידוא הגעה נעשה בכמה רמות ובכמה שלבים: את האורחים שהגעתם לאירוע חשובה לכם כמארגני האירוע – מזמינה אישיות בכירה בארגון. לגבי האורחים שעמם קיימים קשרים אישיים או קשרי עבודה קבועים של מי מעובדי החברה, כל אחד מן העובדים אחראי לוודא את הגעתם, וזאת כשבוע לאחר הגעת ההזמנות ליעדן. לגבי אורחים שהתווספו לרשימה על ידי אנשי קשר של הארגון (משרד יחסי הציבור, יועצים פוליטיים וכו') – אותם אנשי הקשר אחראים לוודא את הגעתם.
השלב הבא הוא טלמרקטינג יזום לכלל האורחים שטרם אישרו את הגעתם לאירוע, והוא מתקיים 3–5 ימים מיום האירוע. ניתן להיעזר בצוות פנימי וניתן להשתמש בכוח אדם זמני.
צוות הטלמרקטינג מקבל רקע כללי על אודות האירוע ועל אודות המוזמנים, ומחלק את הרשימות באופן מסודר. רצוי אף לערוך למענו תמליל שיחה – ובעיקר לשים דגש על פרטים שעליהם יש לחזור בפני האורח ועל הפרטים שעליו "להוציא" מהאורח. אם עמדות הטלמרקטינג בארגון ממוחשבות, ניתן לעדכן את הרשימות באופן מידי. בכל מקרה רצוי לקיים את השיחות מתוך משרדי הארגון (לצורך שליטה מלאה על הרשימות ועל אופן ביצוע הטלמרקטינג).
לסיום, גם אם קיימתם טלמרקטינג לווידוא הגעה, עדיין קיימת אפשרות שחלק מן האורחים שאמרו "כן" לא יצליחו בכל זאת להגיע. כמו כן, סביר להניח שלא תצליחו להשיג את כולם, ולכן אפשר שיגיעו לאירוע אורחים שכבר התייאשתם מלהשיגם. לכן רצוי להתחייב בפני הקייטרינג לגבי מספר מינימלי של אורחים שיהיה גמיש ב- 10%–15%, ואל תשכחו אף פעם לספור את עובדי הארגון המזמין ונציגיו: אתכם.
טיפ 6 – Dress Code
במדינתנו חסרת הגינונים הרשמיים, לבוש לאירועים הוא אניגמה - לעולם אין לדעת אם האירוע הוא רשמי, בלתי רשמי, ספורטיבי או נושאי. יש המנסים למצוא רמזים באופי ההזמנה או באופי המזמין, יש כאלה שלא מתאמצים כי הם תמיד יגיעו בסנדלים תנ"כיים ויש כאלה שפשוט שוברים את הראש מה כדאי ללבוש? כמתכנני האירוע מוטלת עליכם האחריות לדאוג לרווחת אורחיכם עוד טרם הגיעם, לכן ידעו אותם כבר בשלב ההזמנה!!!
אם מדובר באירוע בחוץ בתחילת מאי או בסוף אוקטובר או בירושלים, הוסיפו בהזמנה הערה: "האירוע מתקיים בחוץ וכדאי להצטייד בלבוש עליון". אם מדובר באירוע רשמי, הוסיפו בהזמנה כי "רצוי להגיע בלבוש רשמי", ואם זו מסיבה – אין צורך להכביר במילים, איש הישר בעיניו ובארונו יעשה.
אם בחרתכם באירוע נושא (ואתם מתכננים לשנע את האורחים בגונדולות, לשיר להם טרנטלות, להאכילם בפוזילי ולשעשעם בקטעי הקומדיה דל ארטה) – תוסיפו רבות לאווירת האירוע אם תציינו: "הנשף יתקיים בארמון הדוג'ים נא להגיע בלבוש הולם את רוח המקום והתקופה".
טיפ 7 – מכתבי תודה
תחום האירועים הינו תובעני וסוחט, ונדרשים בו שילוב נדיר של איכויות נפשיות ופיסיות.
העוסקים בתחום (מפיקים, ספקים ונותני שירותים) הם יצורים משונים שבחרו באקשן, במתח ובאדרנלין ברמות גבוהות – כדרך חיים. אך מעבר לכך שכל העוסקים במלאכה בחרו בה בחירה חופשית, ומעבר לעובדה שכולם מוצאים בתחום את שכר יומם – האנשים האלה עושים בכל רגע מרגעי ההכנות, האירוע והפירוק את המקסימום הנדרש, הם משקיעים בעבודתם את נשמתם.
על העבודה משלמים ועל הנשמה - חייבים להודות. אין כמו מכתב תודה אישי מפורט ומנומק, זר פרחים בליווי מילים מרגשות, ולמוקירים במיוחד, אף מתנה מושקעת מחשבתית, כדי להעניק לעוסקים במלאכה את התחושה שבכל זאת הגיעו לתחום הנכון. אל תשכחו שמעבר לחברות, לשמות ולתארים, עובדים בתחום הקשה הזה אנשים מיוחדים - וכדאי ורצוי לתת להם מדי פעם את התחושה הזו.
(20.04.07)
המוצר כבר ביד, גייסתם את כל ההון שבעולם, התמקמתם סופית במעונכם החדש והחלטתם לשתף משקיעים, לקוחות, עמיתים וקובעי מדיניות בשמחתכם? ובקיצור: החלטתם להפיק אירוע.
טיפ 1 – רשימת האורחים
בטרם תפנו לבחירת התכנים, המיקום, הקייטרינג ושאר המרכיבים החיוניים, ובשלב המקביל לקביעת תאריך האירוע ותכנון ההזמנה, גשו להכין היטב וביסודיות את רשימת המוזמנים. מדוע בשלב הראשון? לרשימת המוזמנים חשיבות בקביעת נגזרות אחרות של האירוע:
קביעת התאריך – דרוש תיאום מועדים עם אירועים אחרים (תערוכות בין-לאומיות מובילות, אירועי חברות מתחרות, מועדי חגים וחופשות בין-לאומיות).
קביעת המיקום – במרבית המקומות לאירועים קיימת קיבולת אופטימלית (משמעות הדבר היא שלא ניתן להזיז את הקירות בעבור מוזמנים נוספים...).
התקציב – מרבית משתני האירוע הם קבועים, אולם סעיף הקייטרינג ולעתים שכירת המקום משתנים על-פי כמות הקהל המוזמן.
טיפ 2 – מהי רשימת המוזמנים?
רשימת מוזמנים לאירוע נקבעת על פי קהל היעד של האירוע והרחבות הכרחיות נוספות. אם מדובר ברשימה פנים ארגונית (רשימת משקיעים, לקוחות ומשווקים) - אירוע מהווה תזמון מושלם לארגון ועדכון הרשימות הקיימות:
שמות אנשי קשר – בשוק עבודה מובילי קיימת תחלופה רבה בדרגי הנהלת הביניים וההנהלה הבכירה מתוך בחירה, ולא עלינו גם שלא מתוך בחירה (תחסכו לעצמכם את המבוכה של שיחה עם קרובי נמען שנמצא בעולם שכולו טוב).
מספרי טלפון וכתובות – לא בכדי נבנים בארץ אזורי תעשייה ובנייני משרדים - כמה פירמות לא מבוטלות מחליפות בימים אלו את כתובתן.
כתובות דואר אלקטרוני – הזדמנות מצוינת לבקש ולקבל את הכתובות של אנשי הקשר במייל ולעשות בהם שימוש במהלך ההכנות לאירוע ולאחריו…
אם מדובר ברשימות חוץ ארגוניות, ושוב חשוב להזכיר על פי קהל היעד לאירוע, יש להיעזר באנשי מקצוע - בעיקר בנציג יחסי הציבור של החברה וביועצים רשמיים אחרים (בכל הקשור להליכי רישוי ותקינה).
לאירועים פחות רשמיים (מסיבת מכירת החברה לענק בין-לאומי, הכרזות על פתיחת עונות שידור) – כדאי להרחיב את היריעה ולשתף בחגיגה גם ספקים, יועצים חיצוניים ונציגי חברות אחרות בתחום.
טיפ 3 – מתי נסגרת הרשימה?
היא אף פעם לא נסגרת. גם במהלך ימים ספורים לפני האירוע, תמצאו את עצמכם מול גל פניות של אנשים המעוניינים לקחת חלק באירוע (כי המוצר מעניין אותם, כי אתם וקהל היעד שלכם מעניינים אותם וכו'). בכל מקרה קחו את פרטיהם, אחר כך החליטו אם כדאי או נכון להזמינם או לא. אבל זכרו: חברות אינטרנט רבות נמכרו בסכומי עתק רק בשל רשימות המשתתפים שלהם.
טיפ 4 – מה עושים עם הרשימה?
בשלב הראשון, על בסיס רשימת המוזמנים המעובדת, נשלחות ההזמנות לאירוע. בשלב השני מתקיים הטלמרקטינג לווידוא ההגעה. בשלב השלישי משמשת הרשימה לבדיקה ולזיהוי האורחים באירוע (ולא התאמצתם עד הלום כדי לארח כל דכפין), ובשלב הסופי היא משמשת בסיס לשמירת קשר (חגים, פרסום שיווקי ועוד).
טיפ 5 – טלמרקטינג לווידוא הגעה
שלחתם את ההזמנות לאירוע (ובהן ציינתם שיש לוודא הגעה בטלפון או בפקס או במייל) וחיכיתם... וחיכיתם... וחיכיתם (הרי צריך להתחייב למספר מינימלי של אורחים ולדעת כמה מתנות להזמין)... ברוכים הבאים למדינת ישראל! כאן רק אחוזים בודדים מן האורחים מאשרים את הגעתם או מודיעים על היעדרם מן האירוע. לצורך כך עדכנתם בשלב ההכנות את רשימות המוזמנים והיא עמוסה עתה במספרי טלפון ומחכה שתעשו בה שימוש.
טלמרקטינג לווידוא הגעה נעשה בכמה רמות ובכמה שלבים: את האורחים שהגעתם לאירוע חשובה לכם כמארגני האירוע – מזמינה אישיות בכירה בארגון. לגבי האורחים שעמם קיימים קשרים אישיים או קשרי עבודה קבועים של מי מעובדי החברה, כל אחד מן העובדים אחראי לוודא את הגעתם, וזאת כשבוע לאחר הגעת ההזמנות ליעדן. לגבי אורחים שהתווספו לרשימה על ידי אנשי קשר של הארגון (משרד יחסי הציבור, יועצים פוליטיים וכו') – אותם אנשי הקשר אחראים לוודא את הגעתם.
השלב הבא הוא טלמרקטינג יזום לכלל האורחים שטרם אישרו את הגעתם לאירוע, והוא מתקיים 3–5 ימים מיום האירוע. ניתן להיעזר בצוות פנימי וניתן להשתמש בכוח אדם זמני.
צוות הטלמרקטינג מקבל רקע כללי על אודות האירוע ועל אודות המוזמנים, ומחלק את הרשימות באופן מסודר. רצוי אף לערוך למענו תמליל שיחה – ובעיקר לשים דגש על פרטים שעליהם יש לחזור בפני האורח ועל הפרטים שעליו "להוציא" מהאורח. אם עמדות הטלמרקטינג בארגון ממוחשבות, ניתן לעדכן את הרשימות באופן מידי. בכל מקרה רצוי לקיים את השיחות מתוך משרדי הארגון (לצורך שליטה מלאה על הרשימות ועל אופן ביצוע הטלמרקטינג).
לסיום, גם אם קיימתם טלמרקטינג לווידוא הגעה, עדיין קיימת אפשרות שחלק מן האורחים שאמרו "כן" לא יצליחו בכל זאת להגיע. כמו כן, סביר להניח שלא תצליחו להשיג את כולם, ולכן אפשר שיגיעו לאירוע אורחים שכבר התייאשתם מלהשיגם. לכן רצוי להתחייב בפני הקייטרינג לגבי מספר מינימלי של אורחים שיהיה גמיש ב- 10%–15%, ואל תשכחו אף פעם לספור את עובדי הארגון המזמין ונציגיו: אתכם.
טיפ 6 – Dress Code
במדינתנו חסרת הגינונים הרשמיים, לבוש לאירועים הוא אניגמה - לעולם אין לדעת אם האירוע הוא רשמי, בלתי רשמי, ספורטיבי או נושאי. יש המנסים למצוא רמזים באופי ההזמנה או באופי המזמין, יש כאלה שלא מתאמצים כי הם תמיד יגיעו בסנדלים תנ"כיים ויש כאלה שפשוט שוברים את הראש מה כדאי ללבוש? כמתכנני האירוע מוטלת עליכם האחריות לדאוג לרווחת אורחיכם עוד טרם הגיעם, לכן ידעו אותם כבר בשלב ההזמנה!!!
אם מדובר באירוע בחוץ בתחילת מאי או בסוף אוקטובר או בירושלים, הוסיפו בהזמנה הערה: "האירוע מתקיים בחוץ וכדאי להצטייד בלבוש עליון". אם מדובר באירוע רשמי, הוסיפו בהזמנה כי "רצוי להגיע בלבוש רשמי", ואם זו מסיבה – אין צורך להכביר במילים, איש הישר בעיניו ובארונו יעשה.
אם בחרתכם באירוע נושא (ואתם מתכננים לשנע את האורחים בגונדולות, לשיר להם טרנטלות, להאכילם בפוזילי ולשעשעם בקטעי הקומדיה דל ארטה) – תוסיפו רבות לאווירת האירוע אם תציינו: "הנשף יתקיים בארמון הדוג'ים נא להגיע בלבוש הולם את רוח המקום והתקופה".
טיפ 7 – מכתבי תודה
תחום האירועים הינו תובעני וסוחט, ונדרשים בו שילוב נדיר של איכויות נפשיות ופיסיות.
העוסקים בתחום (מפיקים, ספקים ונותני שירותים) הם יצורים משונים שבחרו באקשן, במתח ובאדרנלין ברמות גבוהות – כדרך חיים. אך מעבר לכך שכל העוסקים במלאכה בחרו בה בחירה חופשית, ומעבר לעובדה שכולם מוצאים בתחום את שכר יומם – האנשים האלה עושים בכל רגע מרגעי ההכנות, האירוע והפירוק את המקסימום הנדרש, הם משקיעים בעבודתם את נשמתם.
על העבודה משלמים ועל הנשמה - חייבים להודות. אין כמו מכתב תודה אישי מפורט ומנומק, זר פרחים בליווי מילים מרגשות, ולמוקירים במיוחד, אף מתנה מושקעת מחשבתית, כדי להעניק לעוסקים במלאכה את התחושה שבכל זאת הגיעו לתחום הנכון. אל תשכחו שמעבר לחברות, לשמות ולתארים, עובדים בתחום הקשה הזה אנשים מיוחדים - וכדאי ורצוי לתת להם מדי פעם את התחושה הזו.
(20.04.07)